Bougainville : la plateforme créée par la DINUM qui simplifie le suivi des projets européens

La France cherche à mieux mobiliser les financements européens. Des (Ouvre une nouvelle fenêtre) travaux menés à la demande des autorités françaises ont ainsi mis en évidence une mobilisation encore inégale selon les programmes et les secteurs, avec des marges de progression par rapport à d’autres États membres. L’un des enjeux identifiés est notamment d’améliorer le « taux de retour » français, en facilitant l’accès aux financements européens et leur mobilisation par les acteurs français.

Mais obtenir un financement européen n’est que le début du parcours. Une fois le projet sélectionné, commence un travail souvent moins visible mais essentiel : assurer son suivi et rendre des comptes. Où en est le projet ? Les objectifs sont-ils atteints ? Comment les financements ont-ils été utilisés ? Qui a travaillé sur quoi, et pendant combien de temps ? Sur plusieurs années, ces obligations mobilisent de nombreux acteurs et génèrent une charge administrative importante.

Ce constat ne concerne pas seulement la France. À l’échelle européenne, les porteurs de projets partagent la même difficulté. Olivier Delteil, responsable des programmes et partenariats européens à la Direction interministérielle du numérique (DINUM), le résume ainsi : « Tout est parti d'un constat simple : j’ai beaucoup partagé avec d’autres porteurs de projet à l’échelle européenne, et tout le monde disait la même chose : il y a une charge administrative très importante et tout le monde serait heureux de la voir allégée. »

C’est pour répondre à cette difficulté qu’est né Bougainville, un outil développé depuis six mois par la DINUM, sur l'outil (Ouvre une nouvelle fenêtre) Grist, l’outil vise à simplifier le suivi et la gestion des projets financés par la Commission européenne, en facilitant notamment la collecte, la centralisation et le suivi des informations nécessaires au reporting.

Financements européens : des démarches parfois laborieuses pour les porteurs de projet

Pour tout porteur de projet, l'obtention d'un financement européen ne signe pas la fin de la relation avec la Commission. Bien au contraire, comme le rappelle Olivier Delteil, le porteur de projet doit assurer un suivi régulier et documenté, couvrant deux dimensions principales :

• La première est technique : il faut démontrer que le projet avance conformément aux engagements pris. Les rapports doivent expliquer les réalisations, les livrables produits et l’état d’avancement global ;
• La seconde est financière : les fonds étant généralement versés en plusieurs fois, les bénéficiaires doivent justifier de leur bonne utilisation, au fur et à mesure. Cela passe notamment par des déclarations de temps permettant d’identifier les personnes ayant travaillé sur le projet et les ressources mobilisées.

Sur le papier, rien d’anormal ou de bien compliqué. Mais dans la pratique, les informations sont souvent dispersées entre plusieurs outils, documents et interlocuteurs. Et lorsque vient le moment de produire un rapport, il faut retrouver les données, les consolider, vérifier leur cohérence puis les mettre en forme. Un travail qui « peut mobiliser plusieurs jours par an en cumulé », déplore Olivier.

Centraliser le suivi dans un seul espace

La première brique du projet Bougainville répond à ce problème de dispersion des informations.

L’outil a été pensé par la DINUM pour accompagner les porteurs depuis la signature du contrat de subvention, jusqu’à la clôture du projet. Son objectif : offrir une vision et un accès en temps réel à toutes les informations nécessaires au pilotage et au reporting.

Olivier Delteil explique : « au lieu d’aller chercher des données dans plusieurs fichiers ou outils, les utilisateurs retrouvent au même endroit les informations relatives aux équipes, au budget, aux déclarations de temps et aux livrables. »

Le principe est simple : si les données sont déjà structurées et centralisées, produire un rapport devient beaucoup moins coûteux. Le projet est construit sur Grist, l’outil open source de gestion de données intégré à (Ouvre une nouvelle fenêtre) LaSuite (la suite d'outils souverains de l'État français, portée elle aussi par la DINUM).

Mais comparer l'outil Bougainville à un « simple » tableur serait une erreur. Car derrière les tableaux se cache une attention particulière portée à l’expérience utilisateur. Comme le précise Olivier : « tout est construit sous forme de tables dans Grist, mais les vues sont traduites en HTML pour faciliter les saisies et rendre l’outil plus simple à utiliser. »

L'objectif n’est en effet pas de demander aux utilisateurs de manipuler des bases de données, mais de leur fournir des interfaces adaptées à leurs besoins quotidiens (et à leur niveau de technicité).

Suivre le temps… pour suivre le budget

L’un des enjeux majeurs des projets européens concerne le suivi des ressources humaines. Sur un même projet, de nombreux acteurs peuvent être amenés à intervenir : agents publics, prestataires, freelances, partenaires externes…

Bougainville permet de les affecter à un projet, puis de recueillir leurs déclarations de temps. À partir de ces informations, l’outil produit et met à jour différents indicateurs : nombre de déclarations effectuées, volume horaire déclaré ou encore coût estimé du travail réalisé. « Le calcul s’appuie soit sur le coût moyen d’un agent public, soit sur le taux journalier d’un prestataire externe », décrit Olivier.

Cette approche permet de rapprocher en permanence les efforts réellement engagés du budget prévisionnel. Les responsables de projet disposent ainsi d’une visibilité continue sur la consommation budgétaire et peuvent anticiper d’éventuels écarts avant qu’ils ne deviennent problématiques.

C’est également un moyen de préparer les justifications demandées par la Commission européenne, car à tout moment, le porteur de projet peut démontrer l’usage des fonds reçus et le relier aux activités effectivement réalisées.

Générer automatiquement des documents et transformer la documentation en matière première

Le suivi financier d'un projet européen ne s’arrête pas aux tableaux de bord. Ces derniers imposent également la production de documents standardisés récapitulant les temps passés par chaque participant. Ces documents doivent ensuite être validés et transmis aux instances européennes.

Là encore, Bougainville cherche à supprimer les tâches répétitives. Les données déclarées dans l’outil sont automatiquement agrégées pour produire les documents nécessaires.

« Grist nous permet d’agréger les données et de générer dynamiquement des PDF qui peuvent ensuite être mis à la disposition la Commission européenne », explique Olivier.

Une fonctionnalité qui réduit considérablement les manipulations manuelles et limite les risques d’erreur.

Par ailleurs, au-delà des données financières, les projets européens produisent une quantité importante de documents : rapports, présentations, notes de travail, livrables, comptes rendus ou études... Éléments qui se retrouvent malheureusement bien souvent dispersés dans des espaces de stockage multiples.

Bougainville propose de les regrouper directement dans l’environnement du projet. Cette centralisation répond à un besoin immédiat d’organisation, mais elle ouvre aussi la voie à une fonctionnalité plus ambitieuse, que révèle Olivier Delteil :

« Les rapports techniques demandés par la Commission européenne suivent des structures relativement normalisées. Une grande partie des informations nécessaires existe déjà dans les documents produits tout au long du projet. Nous prévoyons donc d’intégrer dans l'outil un modèle d’intelligence artificielle connecté aux données du projet, qui puisse en proposer une première version pré-remplie à partir de la documentation disponible. »

L'idée n'est pas de générer des documents « prêts à l'emploi » mais, dans un premier temps tout du moins, d'en faciliter la conception. Le porteur de projet conserve ensuite la main pour compléter, corriger ou enrichir le contenu : une façon de transformer un travail de compilation souvent laborieux en tâche de révision.

Plusieurs profils, une même vision

Si Bougainville a été conçu pour les porteurs de projet, l’outil répond en réalité aux besoins de plusieurs catégories d’utilisateurs :

• Les responsables opérationnels qui pilotent leur projet au quotidien ;
• Les administrateurs chargés de superviser plusieurs projets simultanément, qui peuvent suivre l’ensemble de leur portefeuille et identifier rapidement les situations nécessitant une attention particulière ;
• Les équipes financières disposent elles aussi d’une vue dédiée leur permettant de vérifier le bon déroulement des flux budgétaires et la disponibilité des financements en temps et en heure ;
• Une quatrième entrée, en cours de développement, concerne les structures attributaires et les prestataires externes. Elle permettra à ces derniers de déclarer directement les temps passés par leurs collaborateurs et de suivre l’ensemble des déclarations effectuées.

L’ambition est donc, au-delà de l'outil de reporting, de proposer un environnement partagé entre toutes les parties prenantes du projet.

Une ambition qui dépasse la DINUM

Même si le projet a été développé au sein de la DINUM, Bougainville n’a jamais été pensé comme un outil réservé à une seule administration. L'équipe à son origine reçoit ainsi régulièrement des demandes pour qu’il puisse être réutilisé par d’autres organisations confrontées aux mêmes contraintes.

Administrations, opérateurs publics, collectivités, partenaires européens... Rencontrent souvent les mêmes difficultés lorsqu’il s’agit de suivre des financements communautaires. Les premiers retours semblent confirmer cet intérêt.

Une perspective cohérente avec l’approche portée : mutualiser avec un produit interministériel, un besoin largement partagé plutôt que réinventer plusieurs fois la même solution.

Et maintenant ?

Après six mois de développement, Bougainville entre dans une nouvelle phase. Les premiers utilisateurs officiels sont déjà impiqués, notamment le Pôle open source et communs numériques.

La prochaine étape est désormais de faire consolider et développer l'usage l’outil, de le placer dans les mains de celles et ceux à qui il peut faire gagner du temps, et de l'argent. Mais aussi, de poursuivre son développement en développant de nouvelles fonctionnalités.

Car si Bougainville simplifie aujourd’hui la vie des projets une fois les financements obtenus, l’équipe travaille déjà sur l’étape précédente de tout dispositif d'accès à un financement européen : aider les porteurs à préparer et déposer leur dossier de candidature auprès de la Commission européenne, poursuivant un objectif simple à résumer : permettre aux équipes de consacrer davantage de temps à leurs projets qu’à leur justification.

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